flota aut

Auto w firmie – same wydatki?

W obecnych czasach w prawie każdej firmie pojawiają się służbowe auta. Dotyczy to szczególnie firm transportowych, choć własne pojazdy posiadają też piekarnie, biura rachunkowe i tak dalej. Samochody służbowe znajdziemy nie tylko w wielkich korporacjach, ale też w małych firmach – także tych jednoosobowych. Wokół firmowych czterech kółek narosło też sporo mitów – dotyczących m.in. wydatków; czas się z nimi rozprawić!

Zacznijmy od oczywistej prawdy – flota firmowa kosztuje. Teraz druga prawda – te koszty można obniżyć – monitoring floty, analiza danych, korzystne umowy z kontrahentami, to pierwsze z brzegu sposoby na redukcję kosztów i trzymanie w ryzach firmowego budżetu.

Od przybytku głowa boli

Bardzo ważną kwestią o której należy wspomnieć na początku jest zakup pojazdów. Na rynku mamy całe multum samochodów w różnych kolorach, odmianach, modelach. Mnogość produktów wcale nie ułatwia wyboru. Bo najczęściej jest tak, że trzeba wybierać „albo rybki albo akwarium”. Jeśli samochód ma mało palić, to raczej nie ma dużych gabarytów, tani nie będzie miał tyle możliwości co drogi model; drogie auto zaś … no właśnie – będzie mocno obciążać nasz budżet. W tej sytuacji pozostaje tylko zachować zdrowy rozsądek i zdecydować co jest dla nas priorytetem – czy jest to reprezentacyjność samochodów, czy ich mała paliwożerność, a może niska cena? Pamiętajmy też, że pojazdów nie trzeba od razu kupować – można zabrać je na kredyt albo leasingować. Popularnością wśród managerów cieszy się właśnie to drugie rozwiązanie. Większość dealerów samochodowych ma w swej ofercie leasingowanie aut albo inne promocje.

GPS, czyli trzymaj ręce na pulsie

Kolejna sprawa, a mianowicie dalsze wydatki ponoszone na flotę. Na ceny benzyny czy gazu nie mamy raczej większego wpływu, jednak możemy wybrać sobie dostawcę, który oferuje najlepsze ceny. To samo w zakresie ubezpieczenia pojazdów, przeglądów i napraw – znajdźmy partnera, który w zamian za stałą obsługę zaoferuje nam dobre, preferencyjne ceny. Warto też zatroszczyć się nie tylko o cenę w jakiej kupujemy paliwo, ale też o sukcesywne zmniejszanie jego zużycia. Doskonale sprawdza się w tym monitoring floty. Systemy tego typu opierają się na technologi gps, która pozwala określić położenie i kierunek w jakim porusza się dana rzecz. Monitoring podpowie nam w jakim miejscu znajdują się samochody firmowe a nawet ostrzeże o zbliżającym się terminie wygaśnięcia ubezpieczenia. Dzięki takiemu systemowi osoba zarządzają flotą może z łatwością sprawdzić czy pojazdy poruszają się po wyznaczonej wcześniej trasie (Czyli jadą np. od punktu A poprzez B aż do C, a nie, że po drodze jeszcze zaliczają ekstra punkt A1).

Nowy pracownik, szef floty

Zanim udostępnimy pracownikom kluczyki do samochodu, przygotujmy stosowny regulamin korzystania z pojazdów służbowych, który damy im potem do podpisania. W regulaminie określmy wszystkie zasady dotyczące korzystania z pojazdu. Chodzi tu w szczególności o zobowiązanie pracowników do szanowania aut, przestrzegania przepisów i zgłaszania wszelkich usterek odpowiednim osobom. Zarządzanie flotą pojazdów można powierzyć wykwalifikowanym fleet managerom – czyli menadżerom floty. Osoby te są przygotowane do efektywnego zarządzania flotą.